En esta guía encontrarás los pasos a seguir para dar de alta usuarios en tu sistema Soft Restaurant® Enterprise, asignar, cambiar y restablecer sus contraseñas, y dar de alta meseros, capitanes de meseros y repartidores.

NOTA: Todos los cambios que se realizan en el módulo Back Office se guardan en la base de datos central. Si el usuario tendrá acceso al punto de venta, es necesario sincronizar la sucursal con la central para que el alta se refleje. Consulta el artículo Sincronización de sucursales con la central.

Pasos para dar de alta un usuario

1.      Abrimos el módulo Back Office.

2.      Ingresamos nuestro usuario y contraseña, y presionamos Ok.

3.      Si nuestro usuario tiene acceso a los dos módulos que contempla el Back Office, el sistema mostrará la ventana Seleccionar módulo. Escogemos el módulo y presionamos Ok. Si el usuario solo tiene acceso a uno de los dos módulos, el sistema lo abrirá directamente.

NOTA: El alta de usuarios puede realizarse desde cualquiera de los dos módulos.

4.      Accedemos al catálogo de usuarios según el módulo en el que nos encontremos:

●       Módulo Administración: menú Seguridad > Usuarios, o desde el acceso directo Usuarios.

●       Módulo Back Office: menú Seguridad > Usuarios.

5.      Dentro de la ventana Usuarios, presionamos Nuevo.

6.      Escribimos el nombre de usuario, que puede ser su nombre o su nombre y apellido, con un máximo de 15 caracteres. También se recomienda usar combinaciones como E.GARCIA. Después escogemos el Perfil.

7.      Verificamos que el Estatus esté en Alta. Cuando un usuario renuncia o es dado de baja de la empresa, se cambia el estatus a Baja para que ya no pueda acceder al sistema.

8.      Presionamos el botón Acceso a empresas e indicamos a qué sucursal tendrá acceso el usuario, activando la casilla Usar. Es posible asignar más de una sucursal a un mismo usuario. Presionamos Ok para guardar la asignación.

9.      Presionamos Guardar para terminar de crear el usuario. El sistema mostrará la ventana Establecer contraseña:

●       Si la capturamos y presionamos Ok, el usuario queda creado por completo.

●       Si presionamos Cerrar, el usuario se crea sin contraseña, de modo que él mismo pueda asignarla la primera vez que ingrese al sistema.

IMPORTANTE: Las contraseñas deben tener un mínimo de 5 caracteres, pueden contener símbolos y distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

Tipos de perfil

●       <SUPERADMIN>: tiene permisos para realizar cualquier operación, ya sea en el punto de venta o en el Back Office, sin restricciones y en cualquier sucursal.

●       <ADMIN>: tiene permisos para realizar cualquier operación, ya sea en el punto de venta o en el Back Office. La única restricción es que debe indicarse a qué sucursales tendrá acceso.

●       Perfiles personalizados: los demás perfiles, como CHEF o CAJERO PUNTO DE VENTA, son personalizables. Los módulos y las herramientas a los que tendrá acceso el usuario dependen de las políticas de cada negocio. Consulta el artículo Alta de perfiles de seguridad para conocer más al respecto.

Asignación de contraseña para usuarios sin contraseña

Cuando el usuario se creó sin contraseña, él mismo debe asignarla de la siguiente manera:

1.      El usuario abre el módulo Back Office.

2.      En la ventana de acceso escribe su usuario y deja el campo de contraseña en blanco. Al presionar Ok, el sistema le pedirá establecer su contraseña.

3.      Captura la contraseña en los campos Nueva contraseña y Confirmar, y presiona Ok.

Cambio de contraseña por parte del usuario

1.      El usuario ingresa al módulo Back Office y accede al menú Ajustes > Cambiar contraseña. Si se encuentra en el módulo Administración, la ruta es Seguridad > Cambiar contraseña.

2.      Captura la contraseña actual y dos veces la nueva contraseña. Presiona Ok para guardar los cambios.

IMPORTANTE: Solo los usuarios con acceso al Back Office o a Administración, y con permiso sobre el menú correspondiente, pueden cambiar su propia contraseña. Este cambio no puede realizarse desde el punto de venta. El permiso se otorga en el perfil de seguridad del usuario.

Restablecimiento de la contraseña de un usuario

Si un usuario olvida su contraseña, únicamente un <ADMIN> o un <SUPERADMIN> puede restablecerla.

1.      Ingresamos al módulo Back Office como administrador y accedemos al catálogo de usuarios, de la misma manera que para crear un usuario nuevo.

2.      Damos doble clic sobre el usuario que queremos modificar para abrirlo en modo consulta. También podemos seleccionarlo con un clic y presionar el botón Consultar.

3.      En la parte inferior de la ventana que se abre, presionamos el botón Restablecer contraseña.

4.      El sistema mostrará un mensaje indicando que la nueva contraseña deberá establecerse en la pantalla de registro dejando la contraseña en blanco. Presionamos Aceptar.

5.      El usuario deberá acceder al módulo Back Office ingresando su nombre de usuario y dejando la contraseña en blanco, para que el sistema le solicite establecer una nueva.

Alta de meseros, capitanes de meseros y repartidores

1.      En el módulo Back Office accedemos al menú Catálogos > Empleados > Empleados.

2.      En la ventana que se abre presionamos Nuevo y llenamos la información que solicita el sistema en la pestaña Empleado:

●       Clave: identificador único del empleado. Se recomienda dejar la numeración que asigna el sistema.

●       Nombre: nombre del mesero, repartidor o empleado.

●       Apellido paterno y Apellido materno: apellidos del colaborador.

●       Grupo: identifica el área o departamento.

●       Puesto: indica el puesto del colaborador.

Para crear o editar grupos y puestos, puedes usar los botones laterales:

NOTA: Los datos de contacto (teléfono, celular, correo electrónico, entre otros) son opcionales.

3.      Pasamos a la pestaña Ajustes y configuramos las siguientes opciones:

●       Usuario: permite ligar este empleado a un usuario existente del sistema. Es opcional.

●       Es usuario POS: se activa si el empleado será utilizado en el punto de venta.

●       Clave POS: identificador del empleado en el punto de venta. Se recomienda dejar el valor predeterminado.

●       Tipo: indica si el empleado será mesero, repartidor o capitán de meseros.

●       Perfil: perfil de seguridad con los permisos de autorización de eventos para el capitán de meseros. Es opcional.

●       Accesar directamente a mapa de mesas: se utiliza cuando queremos que el mesero entre directamente al mapa de mesas al ingresar al comandero. Requiere tener creado el mapa de mesas.

●       Captura restringida en número de mesas: permite forzar que el mesero solo pueda capturar comandas en las mesas que se le designen. Requiere tener dadas de alta las mesas en el catálogo.

●       Permitir autorizar productos en cuentas e-Menú: permite que el mesero autorice el envío de comandas desde e-Menú. El módulo e-Menú se vende por separado.

●       Acceso a indicadores del mapa de mesas: cuando está activo, el mesero podrá visualizar los indicadores de las mesas, como el tiempo desde la última comanda o el consumo promedio por persona, entre otros. Requiere tener configurado el mapa de mesas.

4.      En Establecer contraseña indicamos la contraseña que utilizará el mesero o el capitán de meseros para acceder al comandero. Se recomienda utilizar contraseñas numéricas.

5.      En Acceso a empresas indicamos en qué empresas podrá acceder el empleado desde el punto de venta.

6.      Presionamos Guardar y el nuevo empleado quedará creado.

Consideraciones para el capitán de meseros

El alta de un capitán de meseros sigue el mismo proceso, con la diferencia de que puede tener un perfil asignado, lo cual es opcional.

●       Con perfil asignado: además de acceder al comandero y capturar comandas, podrá usar su contraseña para autorizar los eventos de seguridad de su perfil, como cancelaciones, reimpresiones o descuentos, según las necesidades y políticas del negocio.

●       Sin perfil asignado: únicamente podrá usar su contraseña para ingresar al módulo comandero, pero no podrá autorizar eventos de seguridad.

Facultades de meseros y capitanes

Los opciones de uso para meseros y capitanes pueden personalizarse en el módulo de Administración de BackOffice en el menú Empresas > Editar empresa, en la pestaña POS. En la siguiente imagen se muestran los permisos predeterminados:

Al mesero se le pueden asignar los siguientes permisos:

●       Puede imprimir cuentas: permite que el mesero imprima cuentas.

●       Puede pagar cuentas: permite que el mesero pague cuentas. Se utiliza en casos donde no se manejan cajeros, o cuando se usan terminales de pago Soft Restaurant® Payments.

●       Cualquier mesero puede capturar en cuentas de otros meseros: permite que los meseros capturen comandas en cualquier mesa, no solo en las suyas.

●       Puede ver su venta acumulada (mi venta): da acceso al panel de consulta de las ventas realizadas. Normalmente se utiliza en casos donde no hay cajeros.

●       Puede asignar reservaciones y comisionistas: permite que el mesero asigne reservaciones. Se recomienda para casos donde no hay hostess y el mesero realiza esa actividad.

Al capitán de meseros se le pueden deshabilitar estos permisos:

●       Puede imprimir cuentas: se desactiva si no queremos que el capitán imprima cuentas.

●       Puede pagar cuentas: se desactiva si no queremos que el capitán pague cuentas.

IMPORTANTE: El único permiso que no puede desactivarse al capitán de meseros es el de capturar en cuentas de cualquier mesero.

Listo, con esto podrás dar de alta usuarios y empleados, y administrar sus contraseñas en el sistema Soft Restaurant® Enterprise.

IMPORTANTE: Recuerda que después de dar de alta o editar usuarios o empleados, asignar contraseñas o restablecerlas, debe realizarse la sincronización de la sucursal con la central para que los cambios lleguen al punto de venta. La sincronización se ejecuta automáticamente cada dos horas. Si necesitas que un cambio se aplique de inmediato, consulta el artículo Sincronización de sucursales con la central.